ادارة المشاريع

يعرف المشروع بأنه مجموعة فريدة من الأنشطة المنسقة مع نقاط البداية والأنتهاء المحددة التي يقوم بها فرد أو فريق لتحقيق أهداف محددة في حدود الوقت المحدد والتكاليف والأداء. وينبغي أن يساهم المشروع في تحقيق أهداف الأعمال وأن يكون له الخصائص التالية

• عمر محدد .
• منتجات محددة وقابلة للقياس .
• مجموعة مناظرة من الأنشطة لتحقيق المنتجات .
• كمية محددة من الموارد .
• هيكل تنظيمي مع مسؤوليات محددة لإدارة المشروع .

وتهدف هذه السياسة  ضبط مستوى الأداء في المشاريع وتحديد إجراءاتها الرئيسة بما يساعد على تحقيق المخرجات المطلوبة منه.

أولاًً: مرجعية المشروع

• • ينبغي لكافة المشاريع أن تستند إلى الخطة الاستراتيجية وتصب في مصلحة تنفيذها بشكل رئيسي، وينبغي أن تكون المشاريع مضمنة لأحد فرق الركائز الاستراتيجية وتقع مسؤولية تنفيذها على فريق الركيزة الاستراتيجية المعني، كما يجب على مكتب التخطيط والجودة تيسير عملية التخطيط والإدارة وإعداد التقارير للمشاريع لفرق الركائز وكافة إدارات الشركة.

ثانيًًا: إدارة المشروع

• • يجب أن يكون لكل مشروع مدير وهو بدوره يكون من موظفي الشركة، أو يمكن التعاقد مع مدير مشاريع خارجي، على أن يتم إشراك أحد موظفي أو مسؤولي الشركة في إدارة المشروع، بما في ذلك الميزانيات والاتصال مع إدارة التنمية بشأن التمويل. وتقدم التقارير بشكل دورى لمراقب المشروع الذي يعتبر المسؤول الأول عن المشروع. أما بشأن المشاريع الكبيرة أو غير العادية، يوصى باستخدام مجموعة توجيهية للمشروع خصوصًا في المشاريع المتقاطعة .

ثالثُا: خطة المشروع:

• • يجب أن يكون لكل مشروع خطة تحديد الأهداف والميزانية والجدول الزمني. ويجب على مدير المشروع أن يضع الخطة في بداية المشروع. يضع مكتب الاستراتيجية والجودة ميثاق لكل مشروع من المشاريع الاستراتيجية .

رابعًا: التمويل

• • يجب مناقشة التمويل مع قسم المالية والتأكد من مصادر تمويل المشروع وإقرار موازنة المشروع من الإدارة العليا قبل الدخول في أي التزامات. كما أن ميزانية المشاريع والمبادرات الاستراتيجية الكلية ترفع وتعتمد من مجلس الإدارة.

خامسًا: المشتريات

• •  ينبغي اشراك وإخطار وحدة المشتريات بشأن المشروع ، لاسيما لضمان إجراءات العطاءات. سيتم تطبيق جميع قواعد الشراء العادية، يجب تقديم ملخص بعروض العطاءات إلى مراقب المشروع للموافقة عليها، وينبغي استشارة قسم المالية بشأن جميع العقود.

سادسًا: مراقبة المشروع

• • يجب عقد اجتماعات منتظمة بين مدير المشروع ومراقب المشروع، وأن يقدم مدير المشروع تقارير دورية إلى الإدارة المعنية التي وافقت على المشروع وإدارة الشركة.

سابعًا: إدارة المخاطر

• • تشدد أفضل الممارسات على الحاجة إلى الإدارة الفعالة للمخاطر طوال فترة المشروع، مع إعطاء  اهتمام خاص لعدم تجاوز الوقت والتكلفة و الفشل في تحقيق نتيجة ناجحة. إن استخدام سجل المخاطر هو أداة رئيسية لإدارة المخاطر ويجب مراجعتها وتحديثها باستمرار طوال عمر المشروع.وهناك اساليب لتجنب المخاظر منها،تجنب المخاطر،تقليل المخاطر،نقل المخاطر إلى جهة أخرى.

 ثامناً: رصد وإدارة الميزانية

• •  على الرغم من أن المسؤولية الرئيسية عن رصد الميزانية تقع على عاتق مدير المشروع، ينبغي إبقاء مكتب الاستراتيجية والجودة والمالية على علم منتظم بالتقدم المحرز في المشروع مقابل الميزانية. يجب على مكتب الاستراتيجية والجودة الاحتفاظ بسجل لجميع المشاريع والمبادرات الاستراتيجية ، مع ملاحظة عن التقدم المحرز. ويجب أن يحصل أي تجاوز في الإنفاق على موافقة مسبقة من إدارة الشركة.

 تاسعاُ: إنجاز المشروع:

• • من الضروري أن يعد مدير المشروع تقريرًا موجزًا عن المشروع (الأهداف المحققة والتكلفة مقابل الميزانية والتوقيت مقابل الجدول الزمني الأصلي). وينبغي أن يشمل ذلك الدروس المستفادة. وهناك مراحل لإنجاز المشروع وهي مرحلة البدء والتحضير، مرحلة التخطيط ، مرحلتي الرقابة والتنفيذ ، مرحلة الإغلاق.

عاشرًا: التدريب

• •  تدريب الموظفين على الإجراءات الجديدة عنصرًا هامًا من عناصر المشروع، وحيثما كان ذلك مناسبًا، ويجب أن يدرج في الخطة والميزانية

احدى عشر: رصد وتقييم المشروع

• • يجب على مدير المشروع إعداد تقارير دورية شهرية عن حالة المشروع ومدى التقدم فيه مقارنة بالمخطط له وتقديم التقرير لمكتب الاستراتيجية والجودة والذي يقدمه بعد المناقشة والعرض على الإدارة لتقديم التوصيات وطلب التعديلات على خطة المشروع. يقوم مدير المشروع بعمل التعديلات اللازمة واعتمادها مرة أخرى، يبدأ الرصد والتقييم الجيدان خلال فترة تصميم المشروع وفي هذة المرحلة تقوم بتحديد غاية المشروع وبتطوير استراتيجية تهدف إلى التصدي للتحديات.

اثنا عشر: متابعة المشروع

• • بالنسبة للعديد من المشاريع، ولاسيما مشاريع نظم المعلومات، فإن الانتهاء (أو التنفيذ)هو البداية فقط. وينبغي أن يكون واضحًا من هو المسؤول عن أي إجراءات جديدة وضعت أثناء المشروع و / أو رصد تأثير المشروع. ومن الناحية المثالية، سيجري تقييم للمشروع بعد وقت من الاكتمال