وضع الخطط الادارية

وضع خطة إدارة المشروع هي عملية تحديد وإعداد وتنسيق جميع مكونات الخطة ودمجها في خطة متكاملة لإدارة المشروع. المنفعة الأساسية لهذه العملية هي إصدار وثيقة شاملة تحدد أساس جميع أعمال المشروع وطريقة أداء العمل. وتُؤدَّىَ هذه العملية مرة واحدة أو في نقاط محددة مسبقاً في المشروع.

• تكون خطة إدارة المشروع إما ذات مستوى مختصر أو مفصلة، وتُوصف كل خطة مكونات إلى الحد الذي يقتضيه المشروع المعين. ويجب أن تكون خطة إدارة المشروع متماسكة بما يكفي للاستجابة لبيئة المشروع دائمة التغير، حيث يمكن أن تسفر هذه المرونة عن معلومات أكثر دقة بتقدم المشروع.
• يتعين أن تكون خطة إدارة المشروع ذات خط مرجعي ويعني ذلك أنه أمر ضروري على الأقل لتحديد مراجع المشروع للنطاق والوقت والتكلفة بحيث يمكن قياس تنفيذ المشروع ومقارنته بتلك المراجع وإدارة الأداء. وقبل تحديد الخط المرجعي، يمكن تحديث خطة إدارة المشروع عدة مرات حسبما يلزم، ولا يلزم أي عمليات رسمية في ذلك الوقت. ولكن حالما يُوضَع خط مرجعي لها، يمكن تغييرها فقط من خلال أداء عملية التحكم بالتغيير المتكامل. وتبعًا لذلك، سوف يجري إصدار طلبات التغيير والتقرير بشأنها كلما طُلب إجراء تغيير. وينتج عن ذلك خطة إدارة مشروع موضحة تدريجيًا عن طريق تحديثات مضبوطة ومعتمدة تمتد حتى إغلاق المشروع.
• ينبغي على المشاريع الموجودة في سياق برنامج أو محفظة وضع خطة إدارة مشاريع منسجمة مع خطة إدارة البرنامج أو المحفظة. على سبيل المثال، إذا كانت خطة إدارة البرنامج تفيد بضرورة مراجعة جميع التغييرات التي تتجاوز تكلفة محددة بواسطة لجنة التحكم في التغيير، فيلزم عندئذٍ تحديد هذه العملية والحد الفاصل للتكلفة في خطة إدارة المشروع.

وضع خطة إدارة المشروع:
المدخلات

• • ميثاق المشروع :
    يستخدم فريق المشروع ميثاق المشروع كنقطة بداية للتخطيط المبدئي للمشروع. يتفاوت نوع وكمية المعلومات في ميثاق المشروع تبعًا لدرجة تعقيد المشروع والمعلومات المعلومة وقت إنشائه. ويتعين أن يحدد ميثاق المشروع على الأقل المعلومات العامة حول المشروع التي سوف تُفصَّل في المكونات المختلفة من خطة إدارة المشروع.

  • المخرجات من العمليات الأخرى:
    تُدمَج المخرجات الناتجة من عدة عمليات أخرى مشروحة في الأقسام من 5 حتى 13 لإنشاء خطة إدارة المشروع. وتعد أي خطط وخطوط مرجعية فرعية ناتجة من عمليات تخطيط أخرى مدخلات لهذه العملية. بالإضافة إلى ذلك، قد تستلزم التغييرات التي تطرأ على هذه الوثائق إجراء تحديثات على خطة إدارة المشروع.

  • العوامل المحيطة بالمشروع:
    تشمل العوامل المحيطة بالمشروع التي قد تؤثر في عملية وضع خطة إدارة المشروع، على سبيل المثال لا الحصر، ما يلي:

    • معايير الحكومة أو القطاع (مثل معايير المنتج ومعايير الجودة ومعايير السلامة ومعايير نوعية الصنعة) المقتضيات أو القيود القانونية والتنظيمية، الكيان المعرفي لإدارة المشاريع الخاص بالسوق الرأسية )مثلاً قطاع التشييد) و/أو مجال التركيز (مثلاً الجوانب البيئية أو السلامة أو المخاطر أو استحداث برمجيات رشيقة) الهيكل التنظيمي والثقافة والممارسات الإدارية والاستدامة، إطار الحوكمة التنظيمية (طريقة هيكلية لتوفير الرقابة والتوجيه والتنسيق من خلال الأشخاص والسياسات والعمليات لتحقيق الأهداف التنظيمية الاستراتيجية والتشغيلية)البنية التحتية (مثلا المرافق الموجودة والتجهيزات الرأسمالية) 

  • أصول عمليات المؤسسة:
    تشمل أصول عمليات المؤسسة التي قد تؤثر في عملية وضع خطة إدارة المشروع، على سبيل المثال لا الحصر، ما يلي:

    • السياسات والعمليات والإجراءات القياسية التنظيمية، قالب خطة إدارة المشروع، بما في ذلك:
      الإرشادات والمعايير اللازمة لتخصيص مجموعة العمليات القياسية في المؤسسة التي من شأنها تلبية احتياجات المشروع الخاصة.
      إرشادات أو متطلبات إغلاق المشروع مثل معايير التحقق من المنتج وقبوله.
      إجراءات التحكم في التغيير بما في ذلك الخطوات المستخدمة في تعديل المعايير التنظيمية الرسمية أو سياساتها أو خططها أو إجراءاتها أو أية وثائق خاصة بالمشروع، وكيفية الموافقة على أية تغييرات والتحقق من صحتها، أساليب المراقبة والإبلاغ وإجراءات التحكم بالمخاطر ومتطلبات التواصل،

معلومات المشروع من المشاريع السابقة (مثلاً النطاق والتكلفة والجدول الزمني والخطوط المرجعية لقياس الأداء وتقويمات المشروع ومخططات شبكة الجدول الزمني للمشروع وسجلات المخاطر) ومخزون المعلومات السابقة والدروس المستفادة.

وضع خطة إدارة المشروع:
الأدوات والأساليب

• استشارة الخبراء

  • يجب أخذ الخبرة من الأفراد أو المجموعات ذات المعرفة المتخصصة والتدريب في الموضوعات التالية في الاعتبار:
    تخصيص عملية إدارة المشروع لتلبية احتياجات المشروع بما في ذلك الترابطات والتفاعلات بين هذه العمليات والمدخلات والمخرجات الأساسية، وضع مكونات إضافية لخطة إدارة المشروع، إذا لزم، تحديد الأدوات والأساليب المطلوب استخدامها في تنفيذ هذه العمليات، وضع تفاصيل فنية وإدارية لإدراجها في خطة إدارة المشروع، تحديد الموارد ومستوىات المهارات اللازمة لتنفيذ أعمال المشروع، تحديد مستوى إدارة التهيئة المطلوب تنفيذه على المشروع، تحديد وثائق المشروع التي ستخضع للعملية الرسمية للتحكم في التغيير، وترتيب أولويات الأعمال في المشروع لضمان تخصيص الموارد للأعمال المناسبة في الوقت المناسب.

• جمع البيانات

  • تشمل الأمثلة على أساليب جمع البيانات التي يمكن أن تستخدم لهذه العملية، على سبيل المثال لا الحصر، ما يلي:
    العصف الذهني. يستخدم العصف الذهني بصورة متكررة عند وضع خطة إدارة المشروع لجمع الأفكار والحلول بشأن أسلوب المشروع. يشمل الحاضرين أعضاء فريق المشروع بالرغم من إمكانية مشاركة خبراء آخرين متخصصين في المجال أو المعنيين بالمشروع أيضًا.
    قوائم المراجعة. العديد من المؤسسات لديها قوائم فحص معيارية قائمة على خبرتهم أو تستخدم قوائم مراجعة من القطاع. يمكن لقائمة المراجعة أن ترشد مدير المشروع لوضع خطة أو المساعدة في التأكد أن جميع المعلومات المطلوبة متضمنة في خطة إدارة المشروع.
    المجموعات التخصصية. تجمع المجموعات التخصصية المعنيين بالمشروع لمناقشة أسلوب إدارة المشروع وتكامل المكونات المختلفة لخطة إدارة المشروع.
    المقابلات. قد تتطلب هذه التغييرات إجراء تعديلات على خطة إدارة المشروع ووثائق المشروع الأخرى.

• المهارات الشخصية ومهارات فريق العمل

  • تشمل المهارات الشخصية ومهارات الفريق المستخدمة عند وضع خطة إدارة المشروع:
    إدارة النزاع. يمكن أن تكون إدارة النزاع ضرورية للإيعاز للمعنيين المختلفين بالالتزام بجميع نواحي خطة إدارة المشروع.
    تنسيق الأعمال. يضمن تنسيق الأعمال وجود مشاركة فعالة وتحقيق الفهم المتبادل للمشاركين.
    المشاركات في الحسبان والدعم التام للنتائج أو العوائد وفقًا لعملية اتخاذ القرار التي تُوضَع للمشروع.
    إدارة الاجتماعات. تعد إدارة الاجتماعات ضرورية لضمان الانعقاد الصحيح للاجتماعات العديدة اللازمة لوضع خطة إدارة المشروع وتوحيدها والاتفاق عليها.

• الاجتماعات

  • تستخدم الاجتماعات لهذه العملية لمناقشة أسلوب المشروع وتحديد طريقة تنفيذ العمل لتحقيق أهداف المشروع وإرساء الطريقة التي سيراقب بها المشروع والتحكم به. ويرتبط اجتماع إطلاق المشروع عادةً بنهاية التخطيط وبدء التنفيذ، ويكون الهدف منه هو إبلاغ أهداف المشروع والحصول على التزام الفريق للمشروع وشرح أدوار ومسؤوليات كل معني بالمشروع. يمكن أن يجري إطلاق المشروع في نقاط مختلفة من الوقت بالاعتماد على خصائص المشروع:
    للمشاريع الصغيرة، يكون هناك عادةً فريق واحد مسؤول عن التخطيط والتنفيذ. وفي هذه الحالة، يجري إطلاق المشروع بعد البدء بفترة قصيرة في مجموعة عمليات التخطيط بسبب مشاركة الفريق في التخطيط.
    في المشاريع الكبيرة، يتولى فريق إدارة المشروع عادةً غالبية التخطيط ويجري إحضار فريق المشروع المتبقي عند الانتهاء من التخطيط المبدئي، في بداية التطوير\التنفيذ. وفي هذه الحالة، ينعقد اجتماع إطلاق المشروع مع وجود عمليات في مجموعة عمليات التنفيذ. وتشمل المشاريع متعددة المراحل اجتماع الإطلاق في بداية كل مرحلة.

    .

وضع خطة إدارة المشروع:
المخرجات

• خطة إدارة المشروع

  • خطة إدارة المشروع هي الوثيقة التي توضّح الطريقة التي يُنفَّذ بها المشروع ومراقبته والتحكم به وإغلاقه، فهي تدمج وتوحد جميع خطط الإدارة الفرعية والخطوط المرجعية وغيرها من المعلومات اللازمة لإدارة المشروع. وتحدد احتياجات المشروع أي المكونات في خطة إدارة المشروع تكون ضرورية. وتشمل مكونات خطة إدارة المشروع العامة، على سبيل المثال لا الحصر، ما يلي:

    • خطط الإدارة الفرعية:
      خطة إدارة النطاق. تبيّن كيفية تحديد النطاق وتطويره ومراقبته وضبطه والتحقق منه.
      خطة إدارة المتطلبات. تبيّن كيفية تحليل المتطلبات وتوثيقها وإدارتها.
      خطة إدارة الجدول الزمني. تبيّن المعايير والأنشطة اللازمة لتطوير الجدول الزمني ومراقبته والتحكم به.
      خطة إدارة التكاليف. تبيّن كيفية تخطيط التكاليف وتنظيمها وضبطها.
      خطة إدارة الجودة. تبيّن كيفية تنفيذ سياسات ومنهجيات ومعايير الجودة الخاصة بالمؤسسة في المشروع.
      خطة إدارة الموارد. تقدم الإرشاد حول طريقة تصنيف موارد المشروع وتخصيصها وإدارتها والإفراج عنها.
      خطة إدارة الاتصالات. توضّح الكيفية والتوقيت والمسؤول عن إدارة وتوزيع المعلومات بالمشروع.
      خطة إدارة المخاطر. تبيّن كيفية تنظيم أنشطة إدارة المخاطر وتنفيذها.
      خطة إدارة المشتريات. تبيّن كيفية حصول فريق المشروع على البضائع والخدمات من خارج المؤسسة المنفذة.
      خطة مشاركة المعنيين. تبيّن كيفية إشراك المعنيين في قرارات وتنفيذ المشروع وفقًا لاحتياجاتهم واهتماماتهم وتأثيرهم.

• الخطوط المرجعية

  • الخط المرجعي للنطاق. الإصدار المعتمد من بيان النطاق و هيكل تجزئة العمل وقاموس هيكل تجزئة العمل المرتبط به، والذي يستخدم كأساس للمقارنة.
    الخط المرجعي للجدول الزمني. الإصدار المعتمد من نموذج الجدول الزمني المستخدم كأساس للمقارنة بالنتائج الفعلية.
    الخط المرجعي للتكلفة. الإصدار المعتمد من ميزانية المشروع المقسمة إلى مراحل وقتية والمستخدم كأساس للمقارنة بالنتائج الفعلية.المكونات الإضافية. تصدر غالبية مكونات خطة إدارة المشروع في صورة مخرجات من عمليات أخرى بالرغم من إصدار بعضها أثناء هذه العملية. وتعتمد هذه المكونات التي توضع كجزء من هذه العملية على المشروع؛ إلا أنها تشمل غالبًا، على سبيل المثال لا الحصر، ما يلي:
     *  خطة إدارة التغيير. توضّح كيفية إجازة ودمج طلبات التغيير رسميًا على مدار المشروع.
     *  خطة إدارة التهيئة. توضّح كيف أن المعلومات حول بنود المشروع (وأي من البنود) سوف تُسجَّل وتُحدَّث بحيث يظل المنتج أو الخدمة أو ناتج المشروع متسقًا و/أو في حالة تشغيلية.
    الخط المرجعي لقياس الأداء. خطة متكاملة للنطاق-الجدول الزمني-التكلفة لعمل المشروع والتي يُقارن بها تنفيذ المشروع لقياس وإدارة الأداء.
    دورة حياة المشروع. توضّح سلسلة من المراحل التي يمر بها المشروع منذ بدايته وحتى اكتماله.
    أسلوب التطوير. يوضّح أسلوب تطوير المنتج أو الخدمة أو الناتج مثل النموذج التنبؤي أو التكراري أو الرشيق أو المختلط.
    مراجعات الإدارة. تحدد النقاط في المشروع حينما يراجع مدير المشروع والمعنيين ذوي الصلة تقدم المشروع لتحديد ما إذا كان الأداء كما هو متوقع أو إذا كان من الضروري اتخاذ إجراءات وقائية أو تصحيحية.
    وفي حين أن خطة إدارة المشروع هي واحدة من الوثائق الرئيسية المستخدمة في إدارة المشروع، فإن بعض وثائق المشروع الأخرى تستخدم أيضًا.